Où et comment stocker ses factures et ses fiches de paie papier ?

Si elles sont aussi nécessaires qu’encombrantes, factures et fiches de paie doivent être conservées dans les meilleures conditions, tant pour des raisons légales que pour faciliter certaines démarches et l’accès à de précieux droits.

Accumulation faisant, la question du stockage de ces documents finit par se poser d’autant plus qu’ils ne sont généralement pas utiles dans la vie quotidienne. Où et comment stocker vos fiches de paie et vos factures, que vous soyez une entreprise ou un particulier ? C’est ce que nous allons voir dans ce guide.

Attention ! Nous ne parlerons ici que des documents au format papier. Le stockage des documents dématérialisés s’effectue, quant à lui, par l’intermédiaire d’un coffre-fort numérique répondant à des contraintes et obligations précises en matière de sécurité et de conformité.

Où stocker des fiches de paie et des factures papier : 

• Les bulletins de paie et factures ont l’obligation d’être conservés pendant plusieurs années
• On recommande de les ranger ensemble et de les classer par date par exemple pour en simplifier la consultation
• Elles peuvent être conservées en entreprise ou au domicile mais un stockage en garde-meuble les protège des incendies, vols ou dégâts des eaux

Toute entreprise a l’obligation légale de conserver l’ensemble des documents relatifs à son activité en respectant des durées qui varient selon la typologie du document. 

Tout manquement à cette obligation peut s’apparenter à de la fraude fiscale conduisant à des sanctions pour défaut de facturation. Le type de sanction dépendra par ailleurs de la nature de la faute et pourra se matérialiser sous forme de pénalités ou d’amendes notamment. Notons que les cas de fraude sont le plus souvent détectés à l’issue d’enquêtes ou de contrôles fiscaux inopinés.

Ainsi, les factures d’achats et de ventes mais également les bons de commande et de livraison doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable d’après l'article L123-22 du Code de commerce.

Notons toutefois qu’au-delà de l’obligation légale, conserver ses factures permet aussi de se protéger en cas de litige avec un fournisseur ou un client et d’économiser parfois des sommes conséquentes.

La durée de conservation des bulletins de paie, quant à eux, est fixée à 5 ans. Comme évoqué plus haut, il existe bien d’autres dispositions suivant les documents que nous détaillons dans notre guide dédié au stockage des archives.

Pour les particuliers à présent, garder ses fiches de paie à disposition est nécessaire dans plusieurs cas de figure : 

• L’obtention d’un crédit
• La location d’une maison ou d’un appartement
• Le déblocage des droits au chômage 
• La déclaration annuelle de revenus

Cela concerne l’ensemble des bulletins obtenus durant la vie, y compris les fiches relatives aux emplois estivaux ou aux stages. On conseille par ailleurs de les conserver après la retraite en cas d’erreur ou de désaccord sur le calcul ou pour l’obtention d’une potentielle retraite complémentaire.

Sachez enfin que votre employeur a l’obligation de conserver vos fiches de paie dématérialisées durant 50 ans ou jusqu’à vos 75 ans pour vous permettre de rassembler les documents qui vous permettront d’exercer vos droits.

Si vous n’avez pas la possibilité d’obtenir une version numérique ou de dématérialiser vous-même vos documents, vous allez devoir trouver une solution équivalente en termes de praticité et de sécurité.

Prenez tout d’abord le temps de les rassembler, de les trier par date du plus récent au plus ancien, par employeur ou par client puis de les ranger au sein d’un classeur ou organiseur pour les retrouver facilement le moment venu.

La seconde étape consiste à trouver un lieu sur le territoire français uniquement et accessible à l’administration fiscale pour le stockage. Le choix le plus courant est dans les locaux de l’entreprise ou dans le bureau du domicile pour les particuliers.

Si elle n’est pas exempte d’une certaine praticité, cette option comporte toutefois de vrais risques, le lieu n’étant pas à l’abri d’un dégât des eaux, d’un incendie ou d’une effraction. De plus, ces documents peuvent occuper une place précieuse vous contraignant à louer ou acheter des mètres carrés supplémentaires dédiés à leur entreposage. 

Gérer avec finesse le stockage de ses archives à Paris par exemple permet parfois de louer des locaux commerciaux plus petits ou de retrouver de l’espace dans un son appartement lorsque l’on est un petit entrepreneur (fini les caisses de documents au pied du lit !).

Pour le stockage des documents au format papier, la solution actuelle la plus sûre reste donc le garde-meuble qui apporte à la fois la sécurité, la propreté et l’environnement nécessaire à l’entreposage de ces biens sensibles. 

Qu’il s’agisse de nos garde-meubles de Paris ou partout ailleurs en France, nous accueillons chaque jour des administrations, des dirigeants et des particuliers souhaitant mettre leurs factures et bulletins de paie en lieu sûr. Nos clients organisent leur box à leur convenance en les équipant d’étagères et de matériel de classement et d’archivage pour retrouver n’importe quel document en quelques instants.